Project Buitenlandistan

Project Buitenlandistan

0 0 1 oktober, 2014

Door Joris Beltman

Werken in het buitenland, de voorbereidingen

We schrijven het jaar 2012. Ergens in April. Voys telt 13 vrolijke belhamels. Mark Vletter heeft een verhaal gehoord over een vertaalbureau die een week in het buitenland aan het werk zijn gegaan. „Dat is ook wel wat voor ons” vertelt hij in de dagelijkse stand-up.

Twee jaar lang kwam het er niet van, maar de desktop computers werden voor de zekerheid vervangen door laptops. Daarna verdween het idee een beetje van de kaart, totdat het toevallig eens weer ter sprake kwam: „Ja, dat moeten we nu echt eens gaan doen. Dat is tof!”

Maar hoe doe je dat? Voys was in die twee jaar tijd gegroeid tot bijna 40 medewerkers, in plaats van de dertien van toen. Misschien eens tijd om er een ‚projectje’ voor op te starten, dachten we moedig. En zo begonnen we het project genaamd: ‚Buitenlandistan’.

Een paar belangrijke pijlers voor het project werden opgesteld:

Zoveel mogelijk mensen moeten mee

We moeten zorgen dat eigenlijk iedereen die wil, mee kan met de reis.

Het moet snel gebeuren

Omdat we heel snel groeien is het te ingewikkeld om een project te plannen voor een jaar later. We weten niet hoe groot we over een jaar zijn, wat voor projecten er dan zijn, hoe het er dan financieel uitziet. Haast was geboden.

Het moet er een beetje mooi weer zijn

Want wie houdt er nou niet van mooi weer?

Het moet (ongeveer) binnen dezelfde tijdzone zijn

Het is namelijk niet te doen om in een land te werken waar we een tijdsverschil hebben van een flink aantal uren. We moeten in Nederland bereikbaar zijn voor onze klanten tussen 8:30 en 17:30 uur en het is niet leuk als de adviescollega’s er midden in de nacht uit moeten om de telefoon te beantwoorden.

Er moet goed internet zijn

We werken bij Voys volledig in de cloud. Onze telefoniecentrale zit in de cloud en alle systemen en diensten die we gebruiken zijn via internet te bereiken. We hebben geen bestanden lokaal staan, maar gebruiken Google Drive. We gebruiken niet of nauwelijks papier en printers. We komen een heel eind dus met alleen een laptop en een VoIP telefoon. Maar goed, dan moeten we wel een dappere internetverbinding hebben die ervoor kan zorgen dat we zonder te veel risico’s het web op kunnen én nog belangrijker, goed kunnen bellen.

De datum

We besloten dat het een goed idee was om in oktober te gaan. Dan is het in sommige landen nog mooi weer, zijn alle mensen wel terug van vakantie en is niet iedereen al in de kerststemming.

De plaats

Goh, dat is nog niet eenvoudig. De wereld is groot en het is lastig om alle mogelijkheden uit te pluizen. Alle vier de leden van het project Buitenlandistan begonnen flink te Googlen. We kwamen er al snel achter dat er niet heel veel plaatsen ingericht zijn om in te verblijven en in te werken. En huren van kantoorruimte wil wel in het buitenland, maar niet voor één week. Hotelkamers voor veertig medewerkers op een leuke plek met een ruimte waarin we kunnen werken bestonden niet of waren veel te duur.

We bedachten dat we eerst maar eens een zoekkader moesten hebben, anders is de vijver waarin je aan het hengelen bent naar één specifieke vis te groot. Vliegveld Eelde, dat is een goed idee. Onze vlucht moest vertrekken vanaf Eelde omdat deze vluchthaven in Oktober maar naar een beperkt aantal bestemmingen vliegt. En het is lekker dichtbij vanaf de Mediacentrale in Groningen!

Girona

Zo kwamen we via een website uit bij een verhuurder van huizen in de buurt van Girona, één van de vliegbestemmingen van Eelde. Zij boden ook huizen aan waar meer dan 20 mensen in kunnen verblijven, waar internet is en een huis waar we met 40 mensen kunnen werken: Perfect!

Na een paar keer bellen met de verhuurder, uitvoerige diagnostische testen van hun netwerk  en een stapel mailtjes later moest er een kogel door de kerk. Gaan we het doen? Ja, we gaan het gewoon doen.

Het netwerk dat ze daar hebben is niet goed genoeg voor telefonie en computers samen. Daar moest een oplossing voor komen. We besloten een internetsatellietschotel voor twee weken te huren en daar alle data van de laptops over te sturen. Dan gaan we het huisnetwerk, een WiMAX-verbinding, gebruiken voor de telefonie.

Gaan we dit doen?

Het enige wat nog restte was de nobele taak om onze collega’s te enthousiasmeren voor dit avontuur. Nou, dat bleek niet heel ingewikkeld te zijn. Vier collega’s moeten we missen tijdens de buitenlandse werkweek en verder gaat iedereen mee. We kijken ernaar uit!

0 Comments

Geef een reactie